Nimmt nur auf, wenn der Nutzer zustimmt. Wertet nichts aus.

§ 87 Abs. 1 Nr. 6 BetrVG gibt dem Betriebsrat ein zwingendes Mitbestimmungsrecht bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung geeignet sind. Meeting-Transkription mit Spracherkennung fällt nach herrschender Auffassung darunter, bei jedem Werkzeug. Der Unterschied liegt darin, was das Werkzeug kann.

• Keine Verwaltungsansicht, kein Konto. Nur der Nutzer sieht, was aufgenommen wurde.
• Kein zentraler Speicher. Die Dateien liegen im Dokumente-Ordner des Nutzers.
• Keine Auswertung: keine Redeanteile, keine Stimmung, keine Schlagworthäufigkeit. Das Transkript ist Text mit Zeitstempeln.
• Keine Aufnahme ohne Nachfrage. Bleibt sie 20 Sekunden unbeantwortet, nimmt Onsite nicht auf. Automatische Aufnahme ist ein Schalter, den nur der Nutzer umlegt.
• Kein Bot im Gespräch.
• Löschen kann nur der Nutzer. Audio kann Onsite automatisch löschen, sobald das Transkript existiert.

Üblich sind Zweck, Kreis der Aufnehmenden, Aufbewahrung, Ausschluss der Leistungs- und Verhaltenskontrolle und der Umgang mit Transkripten Dritter. Ein Formulierungsvorschlag, keine Rechtsberatung:

§ x Meeting-Transkription
(1) Die Software Onsite dient ausschließlich der Dokumentation von Besprechungen durch die
    teilnehmenden Beschäftigten. Aufnahmen werden nur nach ausdrücklicher Bestätigung durch den
    Beschäftigten gestartet.
(2) Die Software speichert Aufnahmen und Transkripte ausschließlich lokal auf dem Endgerät des
    Beschäftigten. Eine zentrale Speicherung, ein Zugriff des Arbeitgebers oder Dritter sowie
    eine Auswertung zu Zwecken der Leistungs- oder Verhaltenskontrolle finden nicht statt und
    sind technisch nicht vorgesehen.
(3) Audioaufnahmen werden [nach Erstellung des Transkripts | nach 30 Tagen] gelöscht.
(4) Beschäftigte informieren Gesprächsteilnehmer vor Beginn der Aufnahme und holen deren
    Zustimmung ein.

AVV und Rechtsgrundlage: Datenschutz und AVV. Nachweis, dass nichts den Rechner verlässt: Seite für die IT.